エクセルやスプレッドシートにパスワードをかける方法
ビジネスの場合などに特に必要となる場面があるのではないでしょうか。
個人情報や重要な値が含まれてるデータですと、メールなどに添付して相手方に送信する際に、情報漏えいのリスクを考えたらとてもそのままでは送信できないですからね。
ファイルを圧縮する際にパスワードをかける方法なんかもあったりしますが、今回はファイルそのものにパスワードをかけることでセキュリティを高める方法をご説明いたします。
エクセル（MacOS）の場合の手順
- パスワードをかけたいファイルを開きます。
- メニューバー「ファイル→名前をつけて保存」を選択します。
- 「ファイル形式」の下に表示される「オプション」を選択します。
- 「書き込みパスワード」と「読み取りパスワード」の設定画面が表示されるので設定する。
※書き込みパスワード→設定すると、ファイルを上書き可能な状態で開く際に書き込みパスワードの入力を求められるようになります。
※読み取りパスワード→設定すると、ファイルを開く際に読み取りパスワードの入力を求められるようになります。
※どちらも設定すると→ファイルを開く場合に読み取りパスワードの入力を求められ、つづいて上書き可能な状態で開く際にも書き込みパスワードの入力を求められるようになります。 - パスワードの再入力を求められるので同じパスワードを入力します。
- あとは通常と同じ操作でファイルを保存するだけで完了です。
スプレッドシートの場合の手順
スプレッドシートには「ファイルにパスワードをかける」という概念が存在しません。 ではどうするのかといいますと、そもそもスプレッドシートはGmailアカウントで共有設定をすることによって1つのファイルを複数人で閲覧・編集でできるようにする仕組みになっているので、見せたいアカウントに対してだけ共有すればOKです。 共有にもいくつかの権限があるので、用途に応じて権限を決めることでパスワード設定と同じ効果を得ることが可能です。
- 対象のスプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンを押下します。
- 入力欄が表示されるので共有したいアカウントを入力します。
- 入力欄右にえんぴつアイコンが表示されている箇所で権限を変更します。
※えんぴつアイコン→編集可能
※吹き出しアイコン→コメントのみ可能
※目アイコン→閲覧のみ可能 - 以上で完了です。
この操作を活用することで、高いセキュリティでデータを管理したり、メールなどに添付して安全なデータのやり取りが可能になります。
知らなかった人や、思い出せない人の助けになればとても嬉しく思います。